سطح بندی مطلب:
مقدماتی


97 روش برای امنیت بیشتر و نگارش بهتر ایمیل - قسمت سوم - LOGECT Publisher


• از پر شدن inbox جلوگیری کنید
سعی کنید ایمیلهایی که نیاز به پاسخ ندارند را از باکس خود خارج کنید. حتی میتوانید فولدری به نام «به پاسخ نیازی ندارند» بسازید و آنها را به آنجا منتقل کنید. پاک کردن ایمیلهایی که فقط ارزش یکبار خواندن یا دیدن را دارند نظم بیشتری به حساب کاربریتان میبخشد.
• ضمیمههای ایمیل کوتاه باشند
ضمیمه کردن فایل در واقع بخشی از استاندارد سیستم ارسال و دریافت نامههای الکترونیک به شمار میرود. پیش از ضمیمه کردن و فرستادن فایلی بزرگ و پرحجم، حتما به محدود بودن ظرفیت inbox مخاطبتان توجه داشته باشید. سعی کنید تا حد امکان از ارسال پیوستهای بیش از 30 یا 40 کیلوبایت خودداری کنید؛ مگر اینکه خود مخاطب از شما تقاضای فایل سنگینتری کرده باشد. برای پیوست کردن ویدئوها و عکسهای بزرگ و حجیم نیز میتوانید آنها را در وب آپلود و لینک مربوطه را ایمیل کنید.

97 روش برای امنیت بیشتر و نگارش بهتر ایمیل - قسمت سوم - LOGECT Publisher


• تا حد امکان فایلهای ضمیمه را فوروارد نکنید
در مورد ایمیلهای کاری، پیوست کردن فایل رایج و معمول است. اما پیش ار ارسال نامههای دوستانه به همراه ضمیمه، بهتر است با گیرنده این موضوع را مطرح کنید. اگر در نظر دارید فایل حجیمی را پیوست کنید، حتما توجه داشته باشید که ممکن است اکانت گیرنده ظرفیت دریافت آن را نداشته باشد. فایلهای پیوست علاوه بر کم کردن پهنای باند، منابع ذخیره اطلاعات سرور شرکت را نیز بیجهت اشغال میکند. به طور مثال، با ارسال یک فایل PDF برای 10 همکار، سرور 10 کپی از آن را به نشانی ایمیل آنها میفرستد. در نتیجه فضایی که آن فایل اشغال میکند 10 برابر حجم واقعیاش است.
• گلچین کنید
گاهی بهتر است به جای ضمیمه کردن فایل، قسمتهای مورد نظر آن را کپی و در متن اصلی خود ایمیل paste کنید.
• به جای پیوست، لینک مطلب را بفرستید
بهترین روش برای ارسال مطلبی که در اینترنت موجود است، کپی کردن لینک آن در متن ایمیل ارسالی است. حتی میتوان فایلهای سنگین را در سایت مطمئنی آپلود کرد و آدرس آن را برای مخاطب فرستاد. این کار بهتر از ضمیمه کردن آنها است.
• به اشتراکگذاری فایل (1)
اگر فایل موردنظرتان در اینترنت نیست، آن را از طریق سرویسهای به اشتراکگذاری آنلاین با همکار یا دوستانتان به اشتراک بگذارید. سرویسهایی همچون AllPeers به کاربر این امکان را میدهند تا فهرستی از دوستانشان را تهیه کنند و فقط به آنها اجازه دسترسی به فایل را بدهند. این روزها سرویسهای آنلاین بسیاری همچون Google Docs، Zoho و Dropbox در اختیار کاربران هستند. با ثبت نام در آنها، فقط با کلیک روی گزینه share میتوان فایلها و مستندات مورد نظر را با دیگران سهیم شد. برخی از این سرویسها از برنامههای آفیس نیز پشتیبانی میکنند و میتوان اسناد آنها را به صورت آنلاین در اختیار دیگران گذاشت.



97 روش برای امنیت بیشتر و نگارش بهتر ایمیل - قسمت سوم - LOGECT Publisher

• به اشتراکگذاری فایل (2)
اگر استفاده از سرویسهای اشتراکگذاری آنلاین برخلاف قوانین شرکت شما است، از وبسایت خود شرکت استفاده کنید. سایت اینترنتی بعضی از شرکتهای بزرگ صفحهای مخصوص کارمندانشان دارند. فایل موردنظر را در آن صفحه آپلود کنید و لینکش را برای مخاطب خود ایمیل کنید. در صورتی که شما و همکارتان از یک شبکه مشابه استفاده میکنید، فایل را در فضای مجازی پروژه بگذارید و نشانی آن را برای گیرنده بفرستید.
• به اشتراکگذاری فایل (3)
یکی دیگر از روشهای به اشتراکگذاری استفاده از امکان اشتراک فایل برنامه های VoIM یا VoIP همچون اسکایپ یا مسنجر MSN است. VoIM مخفف واژه انگلیسیVoice over Instant Messaging به معنای صدا روی پیام فوری و VoIP مخفف Voice over Internet Protocol به معنای صدا روی پروتکل اینترنت یا همان تلفن اینترنتی است. البته باز باید توجه داشته باشید که ضوابط شرکت اجازه این کار را به شما میدهد.


97 روش برای امنیت بیشتر و نگارش بهتر ایمیل - قسمت سوم - LOGECT Publisher

• استفاده از فرمت RTF به جای DOC
فایلهای Word مایکروسافت با فرمت .doc بیشتر اوقات در معرض ویروسهای ماکرو هستند. برای حفظ امنیت بیشتر، نخست فایل خود را به RTF (یکی ازفرمتهای مستندات گوگل) تبدیل کنید و بعد به عنوان پیوست ایمیل آن را به آدرس موردنظر بفرستید. شاید کامپیوتر شما ویروسی نباشد اما از کامپیوتر گیرنده که خبر ندارید.
• از فرمت OpenOffice XML استفاده کنید
OpenOffice فرمتی متنباز است که از فایلهای XML استفاده میکند و میتوان آن را جایگزینی برای آفیس مایکروسافت دانست. فایلهای این فرمت به ندرت ویروسی میشوند. کاربر میتواند با خیال راحت متن، عکس و نمودار (همچون فایلهای پاورپوینت مایکروسافت) را برای همکارش ارسال کند. این برنامه از فایلهای MS Office (آفیس مایکروسافت) هم پشتیبانی میکند.



97 روش برای امنیت بیشتر و نگارش بهتر ایمیل - قسمت سوم - LOGECT Publisher



• در باز کردن فایلهای پیوست عجله نکنید
حتی هنگامی که ایمیلی از فردی دریافت کردید که او را میشناسید باز هم در باز کردن فایل پیوست عجله نکنید. اگر منتظر دریافت فایل پیوست نبودید، آن را باز نکنید یا حداقل نخست ایمیل را بخوانید و از درست بودن پیوستش اطمینان حاصل کنید. اگر در متن نامه هم موردی بر تایید پیوست نبود از طریق ایمیل، چت، تلفن اینترنتی یا تماس تلفنی از فرستنده در مورد فایل ضمیمه و غیر ویروسی بودن آن بپرسید. اگر کامپیوتر فرستنده ویروسی باشد، به احتمال زیاد فایلهایی که میفرستد به تروجان آلوده هستند و ممکن است اطلاعات کامپیوترتان در معرض خطر باشند.

• بدانید چه فایلهایی که نباید باز کنید
با باز کردن یک ایمیل اسپم در واقع راه آن را به inbox خود باز میکنید و با این اشتباه هر روز باید شاهد دریافت تعداد بسیاری ایمیل ناخواسته باشید. اسپمها اصولا حاوی Beacon هستند. Beacon که به آن باگِ وب هم میگویند، اندازهای برابر 1× 1 پیکسل دارد و در ایمیل یا صفحه وب مینشیند. با این موجود ریز میتوان به سادگی عملکردهای کاربر را مانیتور کرد. به طور معمول فایلهایی که شامل Beacon هستند پسوند .GIF دارند و کاربر را گول میزنند تا آنها را باز کند. با باز کردن این فایلها در اصل به اسپمر اجازه میدهید تا از حساب کاربری شما سوء استفاده کنند و امنیت خود را به خطر میاندازید. پاکسازی اسپمها علاوه بر مشکل بودن، بسیار هم وقتگیر هست. این مساله برای ISPها صد میلیون بار بدتر است. به خصوص شرکتهایی که کاربران بسیاری دارند. پس پیش از این که از زانوی غم بغل بگیرید، جستوجو کنید و بدانید کدام ISP سیستم فیلترینگ قویتر و امنیت بیشتری در برابر اسپم ها دارددارد.

• ایمیلخوان شخصی بسازید
برخی از سرورهای ایمیل همچون POP3، IMAP، SMTP و ... به کاربر اجازه میدهند از برنامه های متفاوتی به ایمیلشان دسترسی داشته باشند. با این کار میتوان ایمیلها را به صورت شخصی دستهبندی و فیلتر کرد. شاید کاربر مایل باشد یک ایمیلخوان (mail reader) شخصی برای خود بسازد. البته این روند به برنامهنویسی نیاز دارد.

97 روش برای امنیت بیشتر و نگارش بهتر ایمیل - قسمت سوم - LOGECT Publisher

• از فیلتر سرور ایمیل استفاده کنید
در دانشگاهها و شرکتهای بزرگ که ایمیل افراد بر اساس اسم و فامیلشان ساخته میشود، امکان بروز خطر بیشتر است. مثلا خوب است دانشجویی را مثال بزنیم که وقتی برای اولین بار وارد حساب کاربری خود شد با 500 ایمیل اسپم مواجه شد! این اتفاق عجیبی نیست زیرا در ساخت ایمیل از اسم و فامیلش استفاده شده بود. این کار سادهترین روش برای به خطر انداختن امنیت است. اسپمرها نیز به خوبی این فرصتها را تشخیص میدهند و به نفع خود استفاده میکنند. متاسفانه در این گونه موارد فیلترهای میل-سرور نیز کمک چندانی به امنیت نمیکند. بهترین راه برای امنیت اینگونه حسابها پاک کردن همه ایمیلها به صورت یکجا است. برای این کار کافی است گزینه انتخاب همه ایمیلها – که معمولا بالای صفحه قرار دارد – را انتخاب کنید. سپس تیک ایمیلهای آشنا را به صورت دستی حذف و بقیه را پاک کنید. شاید گاهی ایمیلهای غیر اسپم نیز با اسپمها پاک شود اما این تنها روشی است که امنیت تان را حفظ میکند.

• سرعت Gmail را افزایش دهید
مسلما در اینترنت و سایتهای گوناگون میتوانید ترفندهایی برای افزایش سرعت حسابهای کاربری گوگل پیدا کنید. این روش ها معمولا در مرورگرهای مختلف با هم فرق می کنند. اما سادهترین راه، خالی کردن حافظه cache است. این کار موجب افزایش سرعت ارسال و دریافت ایمیل میشود.



97 روش برای امنیت بیشتر و نگارش بهتر ایمیل - قسمت سوم - LOGECT Publisher



• labelگذاری خودکار و فیلتر های Gmail
کاربران جیمیل روشهای متعددی برای امنیت بیشتر حساب خود پیش رو دارند. یکی از آنها استفاده از آدرس ایمیل مستعار برای فیلتر کردن نامهها است. بنابراین اگر بخواهید از طریق ایمیل در وبسایتهای مختلف مشترک شوید، بهتر است با آدرسهای مستعار در هر کدام از آنها ثبت نام کنید. با این کار ایمیل دریافتی از هر کدام از سایتها به طور مجزا وارد فولدر (label) خودش می شوند. جیمیل این کار را به صورت خودکار انجام میدهد. این راه جلوی دریافت اسپم را نمیگیرد اما به شما کمک میکند تا ایمیلهایتان را سازماندهی کنید و همچنین بدانید اسپمر از کجا آدرس ایمیلتان را به دست آورده است. مثلا شما با ایمیل negahbaan@gmail.com می خواهید در سایت یک فروشگاه آنلاین به نام refahi ثبت نام کنید. برای اینکه ایمیل اصلی شما در اختیار بات های جستجوگر و اسپمر ها قرار نگیرد، ایمیل تان را اینگونه وارد کنید: negahbaan+refahi@gmail.com. همه ایمیل های این سایت برای ایمیل اصلی تان می آیند، اما با لیبل یا برچسبی به همین نام جدا شده و درون آن قرار می گیرند تا فضای اینباکس را اشغال نکنند. این قابلیت یکی از بهترین و موثرترین سیستمهای استفاده از ایمیل است که تا به امروز فقط گوگل آن را دارد.

97 روش برای امنیت بیشتر و نگارش بهتر ایمیل - قسمت سوم - LOGECT Publisher



• از Gmail استفاده کنید (1)
ایمیل گوگل که Gmail نیز نامیده می‎شود یکی از بهترین سیستمهای وبمِیل است. این سرویس، امنیت بیشتری نسبت به دیگر سرویسها دارد. پس بهتر است برای امنیت بیشتر یک حساب کاربری در Gmail برای خود باز کنید.

97 روش برای امنیت بیشتر و نگارش بهتر ایمیل - قسمت سوم - LOGECT Publisher



• از Gmail استفاده کنید (۲)
سیستم ایمیل گوگل قابلیت جالبی به نام ستارهگذاری (Star) برای نامههای دنبالهدار دارد. به زبان سادهتر اگر قرار است با فردی نامهنگاری متعددی داشته باشید، میتوانید با ستارهدار کردن آن به سادگی در Inbox پیدایش کنید. با این کار به سرعت سراغ همان نامه میروید و پاسخش را میدهید. بعد از اتمام مکالمه و نامهنگاری نیز میتوانید این ستاره زرد رنگ را غیر فعال کنید.

97 روش برای امنیت بیشتر و نگارش بهتر ایمیل - قسمت سوم - LOGECT Publisher

Read more (locally) ...


Partner : Negahbaan

--------------------------------------------------

LOGECT Publisher Network™ (beta) is a Service that allows others to publish their syndicated content by RSS Feeds.

Similar Threads: